В ТК РФ рабочее время определяется как время, на протяжении которого сотрудник выполняет свои обязанности с учетом условий договора и внутренних правил компании. Чтобы не нарушить права каждой стороны, нужно отслеживать приход и уход, периоды отдыха и работы. Контроль должен обеспечиваться со стороны руководства во избежание нарушения трудового права и поддержания дисциплины. Раньше велись специальные рукописные журналы, но сейчас существует множество устройств, автоматически ведущих табели учета рабочего времени на предприятии. Рассмотрим подробнее каждый из вариантов.
Способы организации учета рабочего времени
- СКУД на двери.
- Терминалы учета рабочего времени.
- Контроль активности персонала.
- Отслеживание времени за компьютером.
- CRM-системы.
- Мобильные приложения.
- Мобильные приложения для СКУД.
- Терминалы для распознавания лиц.
Работа таких систем аналогична турникетам. Программное обеспечение создает отчетности по форме Т-13 и ведет графики работы всех специалистов компании. Для корректного использования СКУД нужно дополнительно купить электронный замок, контроллер и как минимум пару биометрических или RFID считывателей. При установке приборов на внешнюю и внутренние двери здания вы сможете обеспечивать более точный контроль учета рабочего времени, так как войти в офис — не значит пройти в свой кабинет и приступить к обязанностям.
Для исключения парных проходов устанавливается видеонаблюдение. Системы Axis точно определяют подобные случаи. Пока что единственный их минус — отсутствие возможности поставить автоматический запрет на парный проход. Приходится отслеживать все вручную и воздействовать на своих сотрудников путем выговора или штрафов. Но если вы выбрали считыватель биометрии, а не карточек, камеры не понадобятся.
Позволяют контролировать только моменты прихода и ухода сотрудников. Терминалы нужны, чтобы обеспечить дисциплину на объекте (нет отметок — нет заработной платы). Они функционируют как отдельные устройства и не подключаются к другому оборудованию (замкам, турникетам и т.д.).
Терминалы готовят подробные табели по действиям сотрудников. Их можно просмотреть на компьютере через ПО устройства.
Большинство моделей имеет сканер биометрических данных — отпечатков пальцев, рисунка вен ладоней и лица. Также есть считыватель карт и кодов со смартфона. Можно установить двухфакторную аутентификацию. Однако устройства с биометрией не подходят для запыленных и влажных помещений. А с картами есть вероятность фиксации «прохода» отсутствующего сотрудника коллегами.
Модуль позволяет учитывать именно нахождение на рабочем месте, а не факты прихода и ухода. Он в режиме реального времени считывает незначительные движения, позволяющие определить, что сотрудник находится в помещении. Модуль определяет активность в конкретных зонах (до 6 на одну камеру) и с учетом полученной информации формирует табель за заданный период.
IP-камера позволяет определять движение и фиксировать случаи, когда сотрудник заснул на рабочем месте или покинул его без предупреждения начальства. Также они дают возможно оценить время загрузки при выполнении работ на станках.
В некоторых случаях нельзя с точностью сказать, выполняет ли работник свои обязанности или просто раскладывает пасьянс. Поэтому модуль не подойдет для обычных офисов. Однако для компаний, в которых факт нахождения на рабочем месте (у кассы, станка, на КПП) наиболее важен, это один из лучших вариантов. Также устройства не подходят для учета рабочего времени сотрудников с определенным рабочим местом, которые по трудовому договору вынуждены совершать выезды по делам компании.
Для контроля выполнения обязанностей существуют специальные ПО и программы учета рабочего времени, фиксирующие только факт решения определенных задач. Кроме основной функции они имеют также и дополнительные — например, анализ продуктивности сотрудника и мониторинг ресурсов. Условия можно подобрать индивидуально для каждого отдела и даже работника. Так, для бухгалтеров будет рациональнее использовать учет непродуктивных ресурсов, а для программиста — продуктивных.
ПО для отслеживания времени нахождения за компьютером фиксирует все запускаемые приложения, нажатия на клавиши, позволяет делать скриншоты экрана через определенные промежутки.
Такой способ организации и учета рабочего времени применяется и для офисных специалистов, и для сотрудников на удаленной работе. Однако можно «хакнуть» систему, установив программы, которые создают видимость работы. Таким образом недобросовестные сотрудники могут получать повышенный оклад за время, в которое они бездействовали.
Представляют собой широкий набор функций для управления взаимодействиями с клиентами. Ведет учет всех нюансов, касающихся ведения проектов: переписок и звонков, заключения договоров, проведения мероприятий, определения состояния складов и прочего.
CRM-системы позволяют учитывать время прихода и ухода, перерывы, выполнение отдельных задач, обеды, больничные, отпуски, отсутствия и опоздания, встречи вне офиса, командировки, обучение сотрудников и многое другое. Программа формирует отчеты для работодателя и бухгалтерии, что особенно удобно для расчета зарплат.
Учет рабочего времени по умолчанию входит в функционал системы автоматизации рабочих процессов компании. Поэтому не нужно докупать ПО — достаточно внедрить наиболее предпочтительную CRM. Однако существенным недостатком системы является факт того, что процесс учета напрямую зависит от сотрудника. Именно он начинает и завершает рабочий день по кнопке, выставляет время выполнения задач в планировщике.
Наиболее бюджетный вариант учета рабочего времени сотрудников. Приложение для смартфона делает из телефона аналог терминала. Одновременно оно является и ПО. Такие приложения помогают начинающему ИП, когда нет средств на приобретение дорогостоящего оборудования, нет полноценного офиса и большого штата работников.
Большинство приложений имеет минимум функций. Среди них — считывание кода с карточки, распознавание лица или отпечатка пальца с внесением в систему отметки о входе или выходе. На их основании формируется табель, которую можно получить на почту или в 1С. Некоторые приложения составляют график работы сотрудников организации, ведут статистику, рассчитывают оклады и премии с учетом присутствий на рабочем месте.
Мобильные приложения чаще всего остаются на плаву за счет пожертвований пользователей. Поэтому нельзя с уверенностью сказать, что скачанный софт проработает хотя бы год, даже если вы будете использовать платную версию. Также минус в том, что ведение персонального учета рабочего времени остается на совести работников, а не работодателя.
Работают по принципу обычных приложений. Основное отличие — они имеют лицензию и официальное ПО, что позволяет подключать их к СКУД. Идентификация пользователей происходит через RFID-карты Mifare и смартфоны с NFC.
С помощью приложения можно учитывать время прохода людей и проезда автомобилей на территорию организации. Это оптимальное решение для мест, где использование популярных видов учета по каким-либо причинам невозможно. Например, в автобусах, на складах в удаленных местностях или на строительных площадках.
Собранные приложением сведения формируются в отчеты, которые передаются на сервер СКУД через Wi-Fi. Если подключение к интернету отсутствует, данные сохраняются в памяти устройства и уже после восстановления связи поступают на сервер.
Кроме ведения учета мобильные приложения позволяют проверять принадлежность пропусков проходящим сотрудникам, отслеживать разрешенное время нахождения на объекте.
Недостатком является необходимость покупки сервера СКУД того же бренда. Если на предприятии уже есть действующая система, это может стать проблемой.
Приборы разработаны не только для организации учета рабочего времени, однако могут применяться и с этой целью. В них предусмотрена функция автоматического создания табелей по отработанным периодам.
Учет ведется при помощи камеры, сервера, ПО для распознавания лиц. Оборудование для видеонаблюдения должно иметь высокую четкость. Камеры идентифицируют всех входящих и выходящих, сохраняя моменты прохода каждого из них через пропускной пункт. Система срабатывает на конкретных лиц, выявляя каждого в толпе и сверяя с имеющейся фотобазой. При этом самим работникам ничего делать не нужно, поэтому карточки и биометрические считыватели не требуются.
Стоит учесть, что подобные терминалы могут работать некорректно, если их настроить неправильно. Например, человек может опустить голову, пройти боком или накинуть на себя капюшон и надеть очки, и таким образом не зафиксироваться в системе. Поэтому терминалы стоит использовать как определитель средней посещаемости, а не контроллер рабочего времени.
Подведем итоги
Из всего списка вариантов по учету рабочего времени подобрать подходящий именно для вашего предприятия вполне возможно. Современное оборудование рассчитано на различные сферы деятельности, масштабы бизнеса и количество специалистов. Даже если ваша организация работает на выездах, можно найти оптимальное решение для учета рабочего времени сотрудников, которых вы не можете контролировать лично. То же самое и для специалистов на «удаленке» — вы в любой момент можете отследить время, потраченное на выполнение задач, и рассчитать оплату труда работников соответственно показателям их эффективности.
Но всегда стоит помнить, что любую СКУД можно саботировать. Это не значит, что какой-то способ плох. Если он не работает в вашей компании, стоит рассмотреть другие варианты или обратить внимание на комплексные методы контроля за отработанным временем — интеграцию нескольких систем.
