Для повышения эффективности бизнеса иногда достаточно обеспечить упорядочение дисциплины сотрудников. Организация учета рабочего времени позволит сократить неоправданные «перекуры», исключить прогулы и, как следствие, увеличить прибыль предприятия. Какие преимущества дает использование специальных терминалов? Рассмотрим подробнее.
Как работает учет рабочего времени?
Для отслеживания деятельности сотрудников в течение рабочего дня используются терминалы. Сегодня на рынке представлено множество предложений различных брендов, наиболее популярны среди них устройства ZKTeco, Anviz, Dahua, Hikvision, Suprema, BioSmart.
Терминалы учета рабочего времени сотрудников монтируются на входах в офисы или отдельные кабинеты. Устройства позволяют отслеживать приходы и уходы именно с рабочего места, а не из здания, как это делают турникеты. Начиная и завершая рабочий день, специалист указывает точный час и минуту своего прихода и ухода. На мониторе устройства отображается время регистрации. Если это предусмотрено моделью, необходимо приложить к сканеру пластиковую карту или магнитный ключ. При этом на дисплее отображается не только тип и время события, но также ФИО сотрудника или номер пропуска.
Для чего можно использовать терминалы учёта рабочего времени?
Устройства выполняют сразу несколько важных задач:
- Контроль дисциплины. С учетом полученных за определенный период данных система учета рабочего времени создает отчетность на каждого сотрудника. Она включает все приходы и уходы, опоздания, отсутствия, раннее завершение рабочего дня. Бывает, что у сотрудников возникают сложности с работой устройства (случайно попытался зарегистрировать повторно вместо выбора начала или завершения дня).
-
Учет рабочего времени. На основе полученных с терминала данных система создает табель со временем работы. В нем указываются сведения за конкретный учетный период (неделя, месяц, год) для каждого сотрудника. Алгоритм учитывает индивидуальные графики — посменные, понедельные и скользящие.
-
Выбор графика работы. Организация учета рабочего времени с использованием терминалов позволяет выбирать гибкие условия для отделов и определенных специалистов. При необходимости можно отработать пропуски и опоздания, если по личной причине требуется уйти пораньше, прийти попозже, устроить более длительный отдых или не прийти на работу вовсе.
В этом случае терминал учёта рабочего времени выделяет ошибки звуковым сигналом и выделяет их цветом на мониторе. В любой момент руководство может посмотреть, как соблюдается трудовая дисциплина по отделам или сотрудникам и при необходимости примет меры по повышению эффективности рабочих процессов.
Табель учета рабочего времени формируется по стандарту Т-13, что упрощает работу с информацией. Отчеты включают в себя отсутствие, присутствие (общее время в офисе), рабочее время (время, в течение которого работник выполнял свои обязанности), переработки, ночную работу (для сотрудников, работающих посменно). При этом можно создавать и изменять обоснования пропусков и опозданий, чтобы упростить и ускорить подачу отчетов перед руководством.
Руководитель может установить допустимые границы гибкого графика, которые не будут учитываться как нарушения. Закрытие задолженности по пропущенному времени позволит сотруднику сохранить заработную плату и лояльность компании. Подобный график полностью соответствует условиями трудового законодательства.
Преимущества использования системы учета рабочего времени
Первые результаты после внедрения терминалов можно увидеть уже после первого месяца. Подробный учет отработанного сотрудником времени позволяет повысить эффективность затрат на работников, так как руководство может отслеживать, соответствует ли заработная плата приложенным усилиям сотрудников в рамках их графика.
Кроме того, система анализа сокращает временные затраты на обсуждение графиков и нахождение сотрудников на рабочих местах. Больше не приходится проводить планерки и вручную сверять данные.
Первоначальные траты на покупку оборудования, ПО и монтаж составят от 50 000 рублей. Эта сумма окупится в первые недели внедрения, а система начнет приносить прибыль по истечении одного месяца.
